Jūsu uzņēmuma aizsardzība pret kiberuzbrukumiem, datu zaudējumiem un neatļautu uzņēmumam svarīgas informācijas izmantošanu kļūst arvien svarīgāka ikvienai organizācijai.

Skatieties pēc:

• Skaidri definētu tiesību sistēmu dokumentu piekļuvei atsevišķām personām un dažādiem amatiem, lietotāju grupām un nodaļām.
• Vienotu pieteikšanos, izmantojot identitātes pakalpojumu, un iespēju veikt daudzfaktoru autentifikāciju.
• Drošu saziņu starp tīmekļa lietojumprogrammām un platformas pakalpojumu, izmantojot HTTPS.
• Mākoņrisinājums, kas nodrošina vairākas dublējumu kopijas vairāk nekā vienā datu centrā, lai nodrošinātu uzņēmējdarbības nepārtrauktību cilvēka izraisītu vai dabas katastrofu gadījumā.
• Sistēmas un organizācijas kontroles (SOC2) sertifikācija. Šo procesu izveidoja Amerikas sertificēto grāmatvežu institūts (AICPA) ar mērķi nodrošināt, ka uzņēmuma klientu dati ir aizsargāti pret neatļautu piekļuvi un kiberdraudiem.

Atbalsts normatīvo aktu ievērošanai

Tā kā katram dokumentu veidam ir nepieciešams atšķirīgs glabāšanas periods, manuāla uzskaite ir neefektīva un pakļauta kļūdām. Tomēr GDPR un citu normatīvo aktu ievērošana nav jāuzskata par apgrūtinājumu. DMS nodrošinātā automatizētā darba plūsma var piemērot jūsu uzņēmuma noteikumus, lai nodrošinātu atbilstības prasību izpildi. 
 
DMS var piemērot uzglabāšanas noteikumus, automātiski dzēšot failus vai brīdinot norīkotos darbiniekus pa e-pastu, pirms dokumenti tiek dzēsti. Turklāt šis risinājums aizsargā darbinieku un klientu datu privātumu, kontrolējot piekļuvi konfidenciāliem dokumentiem.

Ir svarīgi atzīmēt, ka uzņēmumiem tiek piemērotas sankcijas ne tikai par informācijas neuzglabāšanu noteiktajā termiņā, bet arī par dokumentu uzglabāšanu ilgāk nekā nepieciešams, kas var pakļaut jūsu uzņēmumu atbilstības riskiem un potenciāliem datu pārkāpumiem.

Ar mākslīgo intelektu darbināta dokumentu apstrāde

Uzziniet, kā mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās pilnībā automatizē dokumentu uztveršanu, nodrošinot efektivitātes pieaugumu visā uzņēmumā.

Lejupielādēt

Mērogojamība un integrācija

Izaugsme līdz ar attīstību

DMS sistēmai jāattīstās līdzi jūsu uzņēmumam. Mainoties jūsu prasībām, jaunu lietotāju pievienošana jāveic vienkārši, un sistēmas paplašināšana nedrīkst traucēt ikdienas darbību vai prasīt pārkvalificēšanos.

Ja jūsu uzņēmums izvēlas mākoņpakalpojumu risinājumu, tas var iegūt tūlītēju piekļuvi lielākai uzglabāšanas vietai, elastību, lai atbalstītu pieaugošo lietotāju bāzi, un aprēķinu resursus, kas nepieciešami sarežģītām uzdevumiem. Ar skalējamu DMS ir viegli pievienot jaunus lietotājus un piešķirt uzdevumus papildu darba plūsmas dalībniekiem. 

Integrācija

Jūsu ieviestā DMS sistēma jāpielāgo esošajai IT videi un jāintegrē ar esošajām un nākotnes lietojumprogrammām. Lietojumprogrammu integrācijai jāpiedāvā vairāk nekā tikai datu apmaiņa. Vienlīdz svarīga ir arī lietošanas ērtums. Ja darbinieki nevar viegli pārslēgties starp biznesa lietojumprogrammām, samazinās produktivitāte un palielinās kļūdu skaits.

Integrācijas iespējām jāietver:

• Divvirzienu datu plūsma ar jūsu grāmatvedības, uzņēmuma resursu plānošanas (ERP) sistēmām un citu biznesa programmatūru.
• Ienākošo un izejošo e-pasta ziņojumu un pielikumu kategorizēšana un uzglabāšana no Outlook un citas e-pasta programmatūras tieši no jūsu iesūtņu pasta kastītes.
• Piekļuve dokumentiem, kas saistīti ar darījumu procesiem, tieši no citas biznesa programmatūras.
• Platformas neatkarība, lai integrētu ar citu programmatūru neatkarīgi no programmēšanas valodas vai operētājsistēmas.
• Dokumentu arhivēšana un kopīgošana no Microsoft Teams uz DMS.
• Lietojumprogrammu programmēšanas interfeisu (API) izmantošana, lai automātiski pārvietotu datus starp sistēmām.
• Integrācijas platforma kā pakalpojums (iPaaS): iPaaS savieno DMS ar citām mākoņaplikācijām. Ar iPaaS datus un dokumentus var apmainīt bez koda un integrēt automatizētās darba plūsmās.

Attālā un mobilā piekļuve

Skaidras komunikācijas uzturēšana ir liels izaicinājums attālinātajām komandām. DMS ar mobilo lietotni nodrošina e-pasta paziņojumus par veicamajiem uzdevumiem un integrāciju ar automatizētām darba plūsmām un sadarbības platformām, piemēram, Microsoft Teams.  
 
Šīs funkcijas ir pieejamas gan birojā, gan ceļā, izmantojot DocuWare mobilo lietotni. Tas ļauj darbiniekiem būt informētiem, apstiprināt pieprasījumus un ātri pabeigt uzdevumus, neatkarīgi no tā, vai viņi strādā attālināti vai uz vietas. Šīs iespējas samazina nepieciešamību pēc garām e-pasta sarakstēm un paātrina atbildes laiku, palīdzot komandām — attālinātām, hibrīdām vai birojā strādājošām — saglabāt produktivitāti un saskaņotību. 

Elastība modernai darba videi

Darbs vairs nenotiek tikai birojā. Darbinieki sagaida ērtības un efektivitāti, ko sniedz tīmekļa un mobilās tehnoloģijas.

Priekšrocības:

• centralizēta piekļuve datiem,

• sadarbības iespējas bez versiju konflikta,

• integrācija ar ERP un biznesa sistēmām,

• automatizēta dokumentu novirzīšana,

• caurskatāmība procesā, lai vadītāji pieņemtu gudrākus lēmumus,

• labāks darba un privātās dzīves līdzsvars.

Dokumentu apstrāde ar AI

Inteliģentās dokumentu apstrādes (IDP) nozīme

IDP priekšrocības

Mācāmi mākslīgā intelekta modeļi
Mašīnmācīšanās ļauj IDP programmatūrai mācīties no iepriekš apstrādātiem dokumentiem un datiem bez programmēšanas, izmantojot iepriekš konfigurētus vai pielāgotus AI modeļus. Iepriekš konfigurētie modeļi ir vienkāršāk ieviešami, samazinot pūles un laiku. Savukārt pielāgotie algoritmi risina uzņēmuma unikālās vajadzības.

Automatizēta datu ieguve
IDP sistēmas izmanto mašīnmācīšanās algoritmus un citas AI iespējas datu iegūšanai. AI spēj saprast valodu kontekstā, tāpēc iespējams precīzi iegūt datus no nestrukturētiem un daļēji strukturētiem dokumentiem.

Sarežģītu dokumentu veidu apstrāde
IDP spēj apstrādāt plašu dokumentu un formātu klāstu – no tabulām un darba laika uzskaites lapām līdz formām, kur nepieciešama teksta kārtošana. Tas uzlabo efektivitāti, automatizējot datu iegūšanu, kategorizēšanu un pārnešanu uzņēmuma procesos, izmantojot standartizētus vai pielāgotus AI modeļus.

Precīzāka datu fiksācija
Kad dokumenti ir sakārtoti, uzlabots AI iegūst kritiskos datus – tekstu, skaitļus, attēlus vai parakstus. Validācija tiek pastiprināta ar tādiem rīkiem kā fuzzy matching, noteikumu loģika un skripti, savukārt cilvēka līdzdalība (HITL) ātri uzlabo AI veiktspēju.

Vienkārša sistēmu integrācija
IDP viegli integrējas ar galvenajām platformām – grāmatvedību, personālvadību, CRM, Microsoft Office, SharePoint un citām svarīgām biznesa sistēmām.

Labāka klientu pieredze
Uzņēmumi, kas paļaujas uz manuāliem procesiem, riskē ar kavējumiem un datu privātuma pārkāpumiem, kas var mazināt klientu uzticību. Piemēram, lēna apdrošināšanas vai kredītu pieteikumu apstiprināšana var novirzīt klientus pie konkurentiem ar modernākām tehnoloģijām.

Izmaksu samazināšana un izaugsmes veicināšana
Automatizējot atkārtotus uzdevumus, IDP samazina darbaspēka izmaksas, kļūdu skaitu un paātrina procesus – tādējādi lēmumi tiek pieņemti ātrāk, uzlabojot pakalpojumu sniegšanu. Piemēram, automatizēta kredītu izvērtēšana ļauj bankām apstrādāt vairāk pieteikumu, kas veicina ieņēmumu pieaugumu.

Drošība un normatīvo prasību ievērošana
IDP aizsargā sensitīvus datus ar spēcīgu šifrēšanu un kontroli, atbilstoši nozares standartiem, piemēram, HIPAA un GDPR. Tas novērš nesankcionētu piekļuvi un uztur detalizētus audita ierakstus atbilstības nodrošināšanai.

Novērtējiet ieguldījumu vērtību

Skatieties tālāk par sākotnējo cenu

Risinājuma biroja automatizācijai izvērtēšana tikai no cenas viedokļa ir nepareiza pieeja, taču spēja precīzi novērtēt kopējās īpašumtiesību izmaksas (TCO) ir ļoti būtiska.

Tāpat jāņem vērā, ka lietošanas vienkāršība var samazināt apmācībām nepieciešamo laiku. Ja salīdzini lokālā servera (on-premises) sistēmas izmaksas ar mākoņpakalpojuma abonementu, ņem vērā arī aparatūras uzturēšanas izmaksas, ikgadējās uzturēšanas un atbalsta maksas, atjauninājumu ieviešanai nepieciešamo laiku un izmaksas, kā arī kiberdrošības nodrošināšanu. Mākoņrisinājumos automatizētie atjauninājumi pārliek drošības jautājumus uz specializētu komandu, kā arī tiek novērsta nepieciešamība iegādāties jaunu aparatūru.

Secinājums: Pieņemiet apzinātu lēmumu

DMS jāatbilst jūsu uzņēmuma pašreizējām un nākotnes vajadzībām

Jautājums ir: kas šodien ir vissvarīgākais jūsu biznesam un vienlaikus ļaus uzņēmumam reaģēt uz mainīgajiem ekonomiskajiem apstākļiem? DocuWare dokumentu pārvaldības un darba plūsmu risinājums mazina informācijas drošības uzturēšanas slogu, palīdz ievērot normatīvās prasības un palielina uzņēmuma elastību. Tas optimizē biznesa procesus un paaugstina produktivitāti.

Izvēloties DocuWare, jūsu uzņēmums var skatīties ilgtermiņā, kas ir būtiski, lai pieņemtu pareizus lēmumus. Nākamo gadu laikā daudz kas var mainīties, un jūsu DMS jābūt pietiekami jaudīgam un elastīgam, lai spētu tikt galā ar nākotnes izaicinājumiem. Izmantojiet iespēju jau šodien uzzināt vairāk par DocuWare un tā iespējām. 

Bezmaksas Demo

On-Line DocuWare risinājuma demo

Konsultācija

Neesat drošs? Jautājiet mums!

Sūti pieprasījumu!