Droša dokumentu arhivēšana
Jūsu organizācijai vairāk nekā jebkad agrāk ir nepieciešama droša un aizsargāta vide svarīgākajiem uzņēmuma dokumentiem. Darbinieku informācijai, finanšu dokumentiem, līgumiem un citiem dokumentiem nepieciešama organizēta, droša krātuve, kas aizsargā to, ko nedrīkst pazaudēt, nozagt vai apdraudēt.
Kas ir dokumentu arhivēšana?
Dokumentu arhivēšana ietver neaktīvu dokumentu ievietošanu ilgtermiņa glabāšanā jebkurā datu nesējā, ļaujot šiem dokumentiem būt viegli pieejamiem, tiklīdz tas ir nepieciešams. Dokumentu arhivēšana ne tikai nodrošina ērtu meklēšanu vecākiem dokumentiem, bet arī sniedz drošību un juridisko aizsardzību, lai nodrošinātu, ka visi dokumenti ir reģistrēti. Tā arī palīdz ietaupīt vērtīgu vietu gan birojā, gan serveros.
Drošas dokumentu arhivēšanas priekšrocības
Ja uzņēmuma dokumenti, piemēram, rēķini, darbinieku pieteikumi, pārdevēju līgumi, iekārtu dokumentācija, pārdošanas prezentācijas un citi dokumenti tiek droši arhivēti un pilnībā sakārtoti, jūsu organizācija var nodrošināties pret tiesvedību, informācijas noplūdi un zaudējumiem, vienlaikus īstenojot digitalizācijas galvenās priekšrocības.
Bezpapīra biroja izveide
Digitalizēta informācija, kas tiek glabāta aizsargātos digitālajos arhīvos, nozīmē, ka birojā vairs nebūs papīra: vairs nebūs pazudušu dokumentu, drukāšanas galvassāpju un pārpildītu mapju skapju.
Atvieglojiet sagatavošanos auditam
Droša arhivēšana nozīmē ne tikai to, ka jūs zināt, kur viss atrodas, bet arī to, ka tas ir sakārtots, atrodams un pieejams revīzijas sagatavošanai un piegādei.
Atbilstība normatīvajiem aktiem
Normatīvās atbilstības standarti ir izstrādāti, lai aizsargātu cilvēkus un uzņēmumus. Ja dokumenti ir sakārtoti un nodrošināti, atbilstības standartu ievērošana ir ievērojami vienkāršota un paātrināta
Sagatavojieties negadījumiem
Dabas katastrofas vai ļaunprātīgi uzbrukumi var iznīcināt nesagatavotas organizācijas. Droša arhivēšana atbalsta jūsu avāriju seku novēršanas procesus, lai palīdzētu jums atgūties no neparedzētām katastrofām.
Finanses un grāmatvedība
- Rēķini
- Iepirkuma pasūtījumi
- Preču nosūtīšanas kvītis
- Preču pavadzīmes
- Budžeta aprēķinus
Personāla pārvalde
- CV
- Darba līgumi
- Resniegumi & Rīkojumi
- Sertifikāti un pilnvaras
- Darba izpildes pārskati
- Nodokļu dokumenti
- Izdevumu pārskati
Juridiskie dokumenti
- Līgumi un veidnes
- Darbības procedūras
- Pārskati
Pārdošanas dokumenti
- Produktu datu lapas
- Mārketinga brošūras
- Prezentācijas un piedāvājumi
Un daudz ko citu!
Ja vēlaties uzzināt, kā 4PRINT risinājumi var palīdzēt jūsu uzņēmumam vai organizācijai, sazinieties ar mums: